→周囲は新人が何をやっているかわからない、新人は周囲への信頼を失う あなたの部下は、日報をいやいや書いていませんか？　今回は、日報を作成する目的と意味について考えます。上司・部下どちらにもメリットがある日報。会社の財産となる日々の日報作成は、毎日欠かせない重要な業務のひとつですが、できるだけ有効活用するにはどうしたらいいのでしょうか？, 部下に日報作成を指示するとき、上司がその目的や意味を理解していなければムダな作業になってしまいます。まずは上司が日報の目的をしっかりと認識し、部下と目的意識を共有することで、日報が会社の財産となっていくのです。, 上司にとっての日報は、「チームとしての力を向上させるためのもの」だという点が大きな意味を持ちます。部下一人ひとりの成長を促し、各自に自分の達成度を意識させることでチームの総合力が向上していくのです。, 一方で部下にとっての日報は、定まったスパンで「自分の仕事を振り返ることができる便利なツール」としての意味を持ちます。仕事終わりに書くことで、一日の仕事を振り返ることができ、反省と課題の発見につながります。また、気付きや反省点から、自分の成長へとつながっていくことも目的となっています。, しかし、このようなざっくりした目的では上司も部下も日報の意味を結局は理解せずに、毎日ダラダラと続けることになってしまいます。, このような理由だけでは、日報作成作業の押し付けがパワハラと感じる可能性を生んでしまうことも。そこで、チーム力の向上のために、どのような反省点をどのように拾い上げるか、ここをもう少し具体的に考えてみましょう。, チームにとって特に有益となる情報が、「成約に至らなかった理由」です。これを日報によって共有化することで、チームの次の対策につなげることができます。, タイミングが悪かったのか、顧客側に予算がないのか、そもそも商品価格が高いのか、それとももとから必要ないのか。これらの情報が蓄積されることで、営業と成約の精度が上がっていくことになります。, 「成約に至らなかった理由」を大切にすることは、もうひとつの大きな効果が生まれます。, このような内容が、記入する側の部下、見る側の上司の双方にとって最もムダで無益な情報です。成果のあった場合ばかりを重要視すると、成果のなかった場合に、部下は日報に言い訳を書かなくてはならない心境になっていきます。しかしこれは、日報が無益な情報によって埋まってしまう結果になりかねません。, 「成約に至らなかった理由」の方を重要視することで、日報には有益な情報、次への対策が日々積み重ねられていくことになるのです。, 顔を合わせて会話することがなくても、日報を通して部下のコンディションを知ることができる場合があります。体調や最近あった良いこと、悪いことなど、これらの情報から部下との信頼関係を構築することも可能です。, そのためには、業務に関係ないことでも気軽に書いてもらう習慣をつけることが必要です。コミュニケーションツールとしての活用を考えた場合、日常のことを書く欄を設けてみましょう。また、簡単な顔文字の使用を感情表現法として取り入れていくことも、コミュニケーションの手段として有効です。, 日報を上手に活用していくうえで、やはり上司からのフィードバックは欠かすことができません。しかし、そのやり方にも注意が必要です。, 日報の重要性と、日報を作成するうえで気を付けたいポイントについて紹介しましたが、うなずける点はありましたか？, 日報を上手に使うことによって、上司と部下どちらにもメリットが生まれます。しかし、手書きの強制や日報のためだけの帰社などは、モチベーション低下につながります。日報を有効活用するためには、外出先からも入力可能な日報アプリを利用することも合理的なので、何気なく記入していた日報を、今後は会社の大切な財産となるように取り扱っていきましょう。, FULL LIFE 著者が語る - アフターコロナの社会と働き方を変容するデジタルの可能性とは, Retty CFO - 土谷祐三郎氏 - ビジョンを実現するためにできることをすべてやる - The Road to CFO, 世界最大の出張・経費管理クラウド SAP Concur の日本法人で、2010年10月に株式会社サンブリッジとジョイント・ベンチャー方式で設立されました。グローバル スタンダードである『Concur Expense』『Concur Travel』『Concur Invoice』をはじめとする従業員のバックオフィス業務を支えるサービス群を提供します。, © Copyright 2020 Concur Technologies, Inc. All rights reserved. 日々の対話を通じてフィードバックを受けられるのが理想ですが、周囲がいつも新人のために時間をとれるわけではありません。日報という文字による手段で、 最低限のフィードバックを受ける機会を担保 したいというケースもあります。 →周囲が見ているかもわからず、やる気がなくなり、時間が無駄になる 日報の報告例」です。 日報を活用することで、okrを形骸化させずにアクティブに運用していくことが出来るのです！ okrでは、「情報をオープンに共有すること」、 「頻繁にスピード感のあるフィードバックをすること」が大切です。 →さらに意味を感じられなくなり、コピーで済ます →結果、日報で身につけてほしかったことが身につかない・・・  目標達成支援クラウド「banto」, 改善点を認識することで、次どう動けば同じことを繰り返さずに仕事をすることができるかがわかる, 悪かったことを書くことで、上司は部下をどう助ければいいのか、何を苦手としているのかも認識することもできます。. 日報を上手に活用していくうえで、やはり上司からのフィードバックは欠かすことができません。しかし、そのやり方にも注意が必要です。 フィードバックは欠かさずに 基本として、フィードバックはしっかりと書きましょう。 OKRクラウド「banto」のカスタマーサクセス兼インサイドセールス担当の門田と申します！, OKRクラウドツールに携わる中で、自分自身が感じたこと、体験したこと、OKR導入している現場の声などを、「OKRの現場からは以上です！」的な感じで、発信しております！, ただ、今回は、OKRの現場からお伝えするのではなく、「日報」の現場からお伝えします！, 日報を活用することで、OKRを形骸化させずにアクティブに運用していくことが出来るのです！, OKRでは、「情報をオープンに共有すること」、「頻繁にスピード感のあるフィードバックをすること」が大切です。, 毎日の活動記録を上司やチームと共有するために、日本の会社で古くから行われてきた日報を、OKRの運用にうまく活用できれば、OKRで大事だと言われている情報の公開性を高めることができます！, かつ上司やチームメンバーからのフィードバックやサポートを受けられるようになるため、アクティブなOKR運用を行うことができます。, 今日良かったこと、悪かったことなど、その日一日の業務を振り返る時間を作ることで、自分と向き合うことで、自己の成長につなげることができます。, 今日は忙しいからとサボってしまったり、面倒くさくなってしまって三日坊主でやめてしまったり、なかなかうまいこと行きません。, そこで、日報という仕組みを組織的に導入してしまうことによって、一日一回強制的に振り返りの時間を作ってしまうことができます。, こういった動機で強制的に仕組み化されていたとしても、日報は自分自身の成長のためにあるものなので、日報を書く際は、成長に直結しているという意識で書くと、意味のある日報となるでしょう。, 日報で業務を報告しなければ、誰がいつ何をやっているのか分からなくなってしまいます。, 同じチームのメンバーにも関わらず、何をしているのか分からなければ、チームの連携はうまくいきません。, ただ、フィードバックをする側としては、どういう業務を行っていたかを知らないと、フィードバックのしようがありません。, 日報をこまめに共有することで、上司やチームメイトは、あなたが行っている仕事を詳しく知ることができるため、困っていてることが発生した場合に、上司が解決につながるようなことをすぐに教えてくれたりします。, また、長い紆余曲折を経て何かを達成したときに、その経緯を知ってるチームメンバーから送られる賞賛というポジティブなフィードバックは、きっとあなたを幸福感へと導いてくれるでしょう！, 人事評価の面談直前になって、目標の達成率や自己評点などを報告するようになってはいませんでしょうか？, OKRに限らず、どの目標管理のフレームワークでも、進捗を日々報告することは、目標の意識付けにもなり、目標を日々追いかけることに繋がります。, 日々報告する日報の中で、目標の進捗も報告すると、より目標達成のために何をするべきかを意識することができ、かつ業務に関する報告の精度も大幅に向上します。, 日報の目的についてご案内させていただきましたが、どのような形式で報告すれば、しっかり意味と目的を持った形で日報を行うことができるのでしょうか？, そこで、今回は特別に、僕が上司と行っていて効果が感じられた日報のテンプレートをお教えします！, こちらの日報テンプレートはチームで共有することが前提となっておりますが、もし、上司と部下の間のみで行うのであれば、下二列の「チームメンバー」という記載を変更してください。, もし、目標管理を行っているのであれば、日報のテンプレートの冒頭に目標やOKR、KPIを記載しておき、その目標を達成するために行ったことや進捗率などを記載すると良いでしょう。, 目標の意識付け、目標達成のために何をすべきか、今どれくらい達成できているのかの把握に繋がります。, 時系列で報告することで、透明性が増し、より日報内の業務報告、共有の質が向上します。, できれば、朝出社した際に、その日にすべきことのスケジュールを仮で書いておくとよりこの項目が効果を発揮します。, 出社した際にたてたスケジュールと、退社前の日報に記載したスケジュールの実績を見比べることで、スケジュールや予定を立てるスキルが磨かれ、工数の見積もりの確認もすることができます。, 良かったことを記載することで、自己肯定感や自己効力感に繋がり、自分の得意なことを認識すること、自分の成長を実感することに繋がります。, 改善点を認識することで、次どう動けば同じことを繰り返さずに仕事をすることができるかがわかるようになります。, 課題を分からずして、成長はないかと思いますので、悪かったこと、課題を記載することは大切かと思います。, また、悪かったことを書くことで、上司は部下をどう助ければいいのか、何を苦手としているのかも認識することもできます。, 得た知識を日報でも改めて確認することで、より知識の定着に繋がりますし、上司は部下の成長度を計ることもできます。, また得た知識を記載することによって、その人が得た知識をチームに共有することができ、そうすると、チームにナレッジが蓄積されていくので、チームとしての成長にも役立ちます！, その日やろうと思っていたけど、一日の業務が終わるまでに完了しなかったタスクを書いてください。, 次の日に何をしなければいけないのかを把握すること、本当にやり残した仕事がないかの確認をすることができます。, もしやり残したことがあるのであれば、何故できなかったのかを考えるきっかけになり、計画性やメンバーとのタスクの連携などの成長に繋がります。, また、やり残したことを次の日以降しっかりやりきるために、毎朝前の日のこの項目を確認する習慣をつけると良いでしょう！, この項目でチームメンバーへの感謝を伝えたり、チームメンバーを褒めたりすると良いですよ！, 上司との間のみで日報を行っている場合は、「何か聞きたいこと、話したいこと」の項目にすると良いですね！, チームに日報を共有する場合は、自由にメンバーからコメントを書くことができる欄を設けましょう！, 簡単なフィードバックや感謝を伝える場として有効活用することができますし、コメント欄があることで、自分以外のメンバーの日報を確認することを促すことができます。, 上司との間のみで日報を行っている場合は、上司からのコメントをこちらに書き込んでください！, こちらの記事で記載した日報のテンプレート形式をbanto上で実現することができます！, まずbantoをご利用いただくと、チャットツールSlack上にbantoのアプリが追加されます。, 追加されたbantoのアプリ上に、設定した時間、曜日で自動的に日報の質問が送信されます。, 「banto」はOKR、KPI型の目標の進捗管理ツールでもありますので、目標の進捗確認も日報と一緒に行うことができます。, 質問の項目も自由に設定できるので、本記事内でご紹介した日報テンプレートの内容を設定することができます。, また、退勤前の日報だけではなく、朝のStand upの朝会レポートや週ごとの振り返りレポートとしても利用することが可能です。, 朝に「予定のスケジュール」や「やるべきこと」を聞いてくれるような朝会レポートを作成すると、より日報の精度が上がりますよ！, やるべきことをリマインドしてくれる機能もあり、前の日に回答した内容が次の日にリマインドしてもらうように設定することができます。, バリューバッジ機能では、「助けてくれた人」や「顧客目線で動いていた人」などのチームのバリューを体現した人に、バリューバッジを送り、感謝や賞賛を直接相手に伝え、体現することができます。, また回答した、日報に対するコメントもbanto上から行うことができるので、コミュニケーションの活性化につながります。, 興味のある方は、banto紹介ページをご覧ください。 というBadサイクルが見えてきました。, 日報を書くのは書き手である本人で、自分のために日報を書くというのが第一義です。日報を書くことが、自分にとってどのような意味・効果があるのかを、「新人の日報の効果」を参考に新人に伝えてみてください。, 多くの企業にお話しを聞くと、いつの間にか日報を書かなくなった・・・という企業もあります。「いつの間にか」というのが、前向きな意味であれば良いのですが、そうでないケースもあります。, 新人の成長段階に応じて、最初の３ヶ月は報連相やビジネスマナーを身につけるために毎日記入することを重視、それ以降は月単位で自分の成長レポート書きPDSを回すなど、時期と目的に区切りをつけることで、目的を意識しやすくすることができます。, 「日報は自分にとって意味があることだとわかっているのですが、上司の反応がないので何を書いたらよいかわからなくなってきました。ある日、前日の内容をコピーしてそのまま提出したのですが、全然気づいてなかったみたいです。」「日報を全社にメールしていると、たまに返信をくれる先輩がいて、見てくれているんだな、と思う。見てくれている人がいるなら、書き続けようと思います。」, この発言は、イレギュラーなケースではなく、日報をめぐる新人の本音かと思います。報告するからには、読み手に見てもらえているのかどうかは、大変重要なことです。, 日報に書いてあったことを一言添えて「○○って書いてあったけど、大丈夫？」と新人と話すだけでも、新人は「この人は見てくれている。信頼できる」と感じるものです。, 新人日報の中には、新人の成長に導く関わりをするための重要な情報がたくさん書かれています。新人日報の読み手側も、新人の育成のための重要なツールとして位置づけることが必要です。, 使いかた次第で、新人日報は効果的なツールになりえます。「毎年書かせているからなんとなく今年も日報書かせる」ではなく、改めて自社にとって新人日報を書かせる意味を考えてみてはいかがでしょうか？, 「HＲアセスメントソリューション事業」のリクルートマネジメントソリューションズへの承継のお知らせ.
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